为规范我校会计工作秩序，保证会计资料真实、完整，让全校师生了解报账手续，根据《中华人民共和国会计法》、《重庆市会计基础工作规范实施细则》（渝财会〔2010〕20号），结合我校工作实际，对有关报账手续作如下规定： 一、对原始凭证的规定 (一)原始凭证的种类 1.外来原始凭证 （1）从外单位取得盖有税务机关监制章的税务发票（国有金融、邮电、铁路、民用航空、公路和水上运输等单位的专业发票除外）； （2）从外单位取得盖有财政部门监制章的财政票据； （3）从外单位取得的税务或财政部门监制并由出票单位加盖发票专用章或财务专用章的定额票据。 2.自制原始凭证 自制原始凭证是指由学校计财处统一印制的内部结算单据。包括借款单、校内转指标表（内部结算单）、领款条、发放单、差旅费报销单、职工探亲报销单、费用报销单、单据粘贴单等。 (二) 原始凭证应具备的基本要素 （1）原始凭证的名称； （2）取得原始凭证的日期； （3）接受原始凭证单位（付款单位）名称（外来原始凭证只能使用“重庆三峡学院”字样，不得简称，也不得使用二级单位名称）； （4）交易或事项的内容（含数量、单价和金额，大小写金额须相符；数量为“批”的需提供出票单位章的附件）； （5）填制单位签章（对方单位的发票专用章或财务专用章，定额发票可用出票单位公章）； （6）有关人员签章（票据开具人等）； （7）原始凭证的号码、联次。 (三)外来原始凭证的要求 1.原始凭证的基本要素必须完整； 2.原始凭证不能伪造、涂改、挖补； 3.原始凭证除开票金额（含大小写）以外的错误，可由开出单位更正，更正处应加盖开出单位的财务专用章或发票专用章，同时须有经手人签字；对于金额有误（含大小写）的原始凭证必须退回开出单位重开； 4.填写原始凭证应做到字迹工整、清晰； 5.原始凭证的经济内容要与所报销业务的内容和时间一致； 6.持外文单据报销时，原始凭证上应盖有开票公司印鉴或有开票公司相关人员签字，且必须译成中文并由翻译人签章后方可作为合法原始凭证，报销时按结算当日汇率换算成人民币。在国外发表论文的，应将银行汇款单原件或其它支付凭证、国外论文收费通知原件（或称为论文发票）等相关资料一并粘贴到报销单上报销； 7.报销飞机票须同时附上登机牌，若附加购买保险（限报一份）的必须与机票同时粘贴方可报销； 8.因品种较多而无法在票据上逐项列明的，需附销货单位提供的机打小票或加盖财务专用章的购物清单，如办公用品、图书资料、材料等； 9.住宿发票上必须有人数、单价、天数及起止日期等内容； 10.公务国内出差报账须提供《重庆三峡学院公务出差审批表》或《重庆三峡学院万州区城区内公务出差审批表》；因公临时出国人员和因公短期出国培训人员需提供出国任务审批表和预算审批表。 （四）学校自制原始凭证的要求 1.校内转指标表（内部结算单） 校内单位之间相互提供服务等原则上只能通过内部转指标，经办人应填写校内转指标表（内部结算单）。校内转指标表（内部结算单）须具备所提供的经济内容、时间、数量、金额，经办人和负责人签章等要素方能作为内部转指标的凭证。 2.票据粘贴单 票据粘贴单用于粘贴各种需报销的原始凭证，如发票、收据、经济合同等。 3.借款单 借款单用于教职工因公借款、学生实习借款。 借款单一式三联，需用签字笔或钢笔（不得使用圆珠笔填写）复写。填制借款单须写明借款日期、借款单位、借款人、借款事由、借款金额（大小写）。按《重庆三峡学院经费审批管理办法》签批。 4.差旅费报销单 差旅费报销单用于教职工因公的差旅费（车船费，住宿费，会务费，考察费）、课题调研等的报销。 差旅费报销实行一差一单，同一出差事由如有多人出差，须同时报销。出差人员较多无法填完时，应单独附出差人员基本信息清单，以便于核实相应的报销标准。 填制差旅费报销单须按要求填明工作部门、日期、姓名、职称（务）、出差事由、出差起止日期、单据张数，出差日期、起止地点、费用项目（须分区间、分项目完整填列，横向小计、纵向合计、总计金额须规范填写）等。“审批人”处由经费管理单位领导签批。 5.职工探亲报销单 职工探亲报销单用于教职工（在编及人事代理人员）探亲车船费的报销。 填制职工探亲报销单须填明所在单位、日期、姓名、探亲对象、起止日、起止地点、附单据张数，往返车船费等分项目完整填列，横向小计、纵向合计、总计金额须规范填写。“人事部门审批”由人事处负责人签字，计财处负责报销业务。 6.领款条 领款条用于临时人员、外聘专家、困难补助、奖励等零星人员（一般是单个人或集体）劳务费、困难补助、奖励等的发放。 填制领款条须填明领款人所在单位（同时需加盖所在二级单位公章）、报销日期、领款人、领款事由、金额、合计（金额大小写须规范）。“负责人签章”处由经费管理单位领导签批。 7.发放单 发放单用于临时用工、劳务费报销、课时费、加（值）班费、稿费、学生勤工俭学补助、奖励金、外聘专家咨询费等（非单个人或集体）的发放。 填制发放单须填明款项发放事由、所在单位（同时需加盖所在二级单位公章）、填表日期、领款人姓名、金额、发放银行及账号，同一张发放单只能选同一家银行发放。同时注意，在编人员和外聘人员应当分别造表（可自行使用excel造表），表格最后一栏应有大小写的合计金额。 所有发放单如有空白行须画斜线注销或在空白第一行注明“以下空白”。“审批人”处由经费管理单位领导签批。 二、原始凭证的填写 （一）填制原始凭证应使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（复写的凭证除外）或者铅笔书写。 （二）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。 （三）所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。 （四）汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。 （五）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。 （六）阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。借款时，须按要求完整填写借款单。 三、原始凭证的粘贴 办理报销业务时，须将原始凭证加以分类并整齐有序地粘贴在财务部门统一印制的粘贴单上。报销时若票据较多，如车票等，应按照下列要求进行粘贴、整理，分门别类地汇总相关单据，并填制学校统一印制的“重庆三峡学院费用粘贴单”。具体如下： （一）票据粘贴单必须使用计财处统一印制的票据粘贴单，不得使用其它纸张。 （二）票据应按照业务内容进行分类整理，分类粘贴，如办公用品、路桥费、电话费、图书资料费、版面费、差旅费等应分别粘贴。若票据大小不一，应按票据规格的大小进行分类，并将相同规格、相同类别的原始单据粘贴在一起。 （三）票据粘贴要求： 1.沿着粘贴单右侧保证原始单据右侧与粘贴单右边缘对齐，按列从下往上呈瓦状依序粘贴，均匀排开。 2.每张空白粘贴单上所粘贴的单据不得过多。一般可视票据大小按照从右往左的顺序粘贴2-4列。每列视票据大小合理安排张数，最好控制在小的10张以内，大的5张以内。 3.原始单据应保持原样粘贴，有奖发票应去掉对奖联，个别规格参差不齐的凭证，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始单据内容的完整性。 4.对于比粘贴单大的票据或其他附件，粘贴位置应在票据左侧背面，沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴单大小折叠在粘贴单的范围之内。 5.原始单据粘贴完毕，需将原始凭证张数、小计金额完整填列在每张粘贴单上，以便会计人员核对。 6.原始单据应使用优质胶水进行粘贴，以保证凭证的粘贴效果。粘贴凭证如果数量较多、厚度较高，粘贴好后及时用重物压平，以防褶皱、膨松，确保凭证整体平整。 四、报账审批需注意的事项 根据《会计法》、《行政事业单位内部控制规范》及学校有关规定，审批人和经办人员在审批过程中除按照学校经费审批办法的要求办理外，还应注意以下几点： （一）审定所发生的经济业务是否属于自己的签字范围, 如不属自己的签字范围，则不签字。 （二）在签字时查有无预算项目，对照预算通知单，明确经费开支的项目、用途和经费来源以及允许报销金额，如无此预算项目或经费则不签字。 （三）购买实物的报账单据，至少有经办人、验收人、经办单位负责人等3人以上相关责任人签字；支付费用的单据，至少有经办人、经办单位负责人等2人以上相关责任人签字。 （四）设备、材料、图书等购置是否实行招标采购，符合固定资产标准的是否办理固定资产手续，该入库的是否办理材料入库手续，有无立项批复。招标购置的固定资产和大宗物品，须附购货合同。 符合固定资产标准的，先办理入固手续，办理入固手续后及时进行账务报销。 使用部门经办人需在发票（或粘贴单）上批注“所购设备（或仪器、材料、图书）已验收，质量符合标准，本次付款发票共计 张，付款金额符合合同（或协议）约定”并签名，部门负责人签字“同意支付”。 （五）基建及修缮工程经费。基建项目负责人需在发票（或粘贴单）上批注“工程进度与质量符合标准，本次付款发票共计 张，付款金额符合合同约定”并签名，部门负责人签字“同意支付”。 修缮工程经费没合同的，使用部门验收人在发票（或粘贴单）上批注“工程已验收，质量符合标准，本次付款发票共计 张，付款金额已核”，使用部门负责人签字“同意付款”。 （六）借款事项。属于公务卡强制结算的事项，不予办理借款；确需借款的，借款人必须为学校正式职工（含在编、人事代理、合同制人员、离休人员），借款事项原则上由借款人亲自办理（因公住院、离休人员可委托家属或子女办理）；借款人应在完成借款事由三月内办理冲销借款手续，如超过三个月无正当理由逾期没还清借款的，从本人薪酬中扣除，直至扣回借款金额为止；批准借款的部门（项目）负责人同时具有催缴义务。职工未还清以前借款的不得再借款。 （七）有关单据的粘贴是否规范。 五、票据遗失的处理办法 （一）从外单位取得的票据（不含住宿费）遗失处理办法：须由对方单位提供票据存根（或记账联）复印件，并加盖财务专用章或发票专用章并注明“此件与原件一致”字样，由本人出具情况说明，连同复印件经本人和部门负责人签字，按照审批权限审批。 （二）车船飞机票据（不含重庆市内区间的往返车票）遗失处理办法：遗失登记牌的，由本人写出情况说明，经派出单位负责人签字确认报销；遗失单程票的，由本人写出情况说明并提供网络查询等书面材料，承诺不再重复报销，由派出单位负责人及确定的会签人签批“情况属实”报销【遗失火车票在规定标准内按中铺票价报销；遗失汽车票（不含重庆市主城区内区间的往返车票）、船票的，可比照另一单程票价报销；遗失单程飞机票的，可比照同程火车硬卧中铺票价标准报销；遗失双程票据的，不予报销】。 六、票据报销期限 （一）票据报销期限不得超过半年； （二）科研、教改等研究类项目经费报销票据因必须结题后才能报销的，可上溯至课题下达时间（科研课题经费必须在结题后两年内完成报销）； （三）教职工培训经费按学校要求须取得毕业证明方可报销的，可上溯至入学时间； （四）凡超过报销时限的票据以废票处理，计财处不予报销。 七、不予办理报账的情形 （一）取得的票据不符合上述要求的； （二）报销标准超过规定标准的部分； （三）签字审批手续不完善的； （四）用于个人娱乐、消费的发票或者收据。如康体、娱乐、健身中心开具的票据等； （五）对记载不准确、不完整的原始凭证。 八、其他 （一）各二级单位凡需要借用票据的，须填写《重庆三峡学院票据借用单》并审批。 （二）加强现金支付业务监管，单位（含个体经营户）之间的经济往来，根据《现金管理暂行条例》和公务卡管理的规定，应当通过开户银行进行转账结算；不能转账的应通过公务卡支付，原则上不支付现金，特殊情况处理如下： 1.相关经济业务有正规票据，但报销人受限没有或特殊情况不能使用公务卡的： （1）有第三方支付凭证的【提供个人银行（信用）卡支付的POS小票、邮局汇款凭据、从购物网页中直接打印的购物清单、网上付款截图等第三方支付凭证作为审批和报销附件】，经办人在发票上写明不能使用公务卡的原因，二级单位经费负责人（或项目负责人）签批情况属实报销。 （2）无第三方支付凭证的，1000元以下，由经办人在发票上写明需现金支付的原因，二级单位负责人及确定的会签人签批“情况属实”报销；单笔业务1000元及以上，不得报销。 2.相关经济业务确实无法取得正规票据（如在偏远地区、工地进行科研实验、野外考察，学生、党务活动等），一次性金额在5000元（含5000元）以内，报账人可用领款单领取【提供活动情况说明、对方收款人的收据或证明（注明收款人姓名、身份证号和联系电话）作为审批和报销附件】，由二级单位负责人及确定的会签人签批“情况属实”、 分管业务校领导审批。 （三）发放给个人的，原则上只能发放到本人的银行卡上，不得发放现金。目前，学校教职工、其他工作人员及外来人员原则上发放到银联卡上（每张发放单的银联卡为同一银行）；学生原则上发放到建行银联卡上。 （四）无论单据多少，必须是“一事一单”，不得将一事（一次性开支）的票据分次报销。 （五）电子票据报销，由经办人对其真实性、合法性、一次性报销负责，报销时由经办人在票据上填写“本人承诺该票据真实、合法、一次性报销，承担虚构发票和重复报销的纪律和法律责任” （七）培训通知有“培训结束颁发结业证书”字样的参培教职工，财务报销时需提供“培训结业证书”复印件，方可报销培训费。 （八）报账人员原则上是学校教职工，委托他人代为报账的不能支付现金，只能支付到委托人的公务卡上。 （九）在万州区城区内出差的，填报《重庆三峡学院万州区城区内公务出差审批表》，需经二级单位负责人和业务分管校领导审批。 （十）科研经费按相关科研管理办法执行，审批事项按《重庆三峡学院经费审批办法》执行。 （十一）各类会议（大型活动）应在会议结束及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销清单，统一办理报销手续。提供材料包括：活动情况说明【含项目批准情况（含开支预算）、经费支出渠道、实际支出情况，若超过预算需写明原因（经费出处属于校领导专管经费由相关校领导签字）】；会议通知（包含会议议程）；学校校长办公会会议纪要（若有提供）；实际参会人员签到表；会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单等资料；委托其他单位承办会议事项的，还须提供委托协议（合同）等材料。 （十二）日常经费分为部门日常经费和二级学院日常经费的界定与卡号对应。部门日常经费：党政管理机构、直属业务单位、群团组织的办公费100卡、业务费300卡、招待费305卡、单位发展及职工能力提升经费308卡。二级学院日常经费：二级学院的办公费100卡、业务费300卡、招待费305卡、单位发展及职工能力提升经费308卡、二级学院学生经费400卡（书记口）。 |